ประชุม
เรื่องปกติสำหรับคนทำงาน
เมื่อได้รับคำเชิญให้ร่วมประชุม คุณมีปฏิกิริยาอย่างไรกับตารางนัดหมายที่ระบุว่าร่วม “ระดมความคิด” สำหรับหลายคนการเห็นคำๆ นี้ อาจกระตุ้นให้รู้สึกหวาดหวั่น เพราะประสบการณ์ที่ผ่านมาเคยเผชิญกับการระดมสมองจำนวนนับครั้งไม่ถ้วนแต่กลับไม่เกิดผลลัพธ์ที่พึงประสงค์ใดๆ ดังนั้นเราจึงเชื่อว่าไม่ว่ากี่ครั้งต่อกี่ครั้งการระดมความคิดก็จะจบลงโดยไม่มีผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม
เช่นเดียวกับการสร้างบ้านนั่นแหละ เพราะการระดมความคิดที่ดีต้องมีรากฐานที่มั่นคงจึงจะประสบความสำเร็จได้
“ในระหว่างที่ฉันดำรงตำแหน่งหัวหน้าฝ่ายความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมที่ดิสนีย์ ฉันได้ทดลองใช้วิธีระดมสมองมากมายนับไม่ถ้วน ด้วยเหตุนี้ฉันจึงพัฒนาชุดเครื่องมือที่ตอนนี้ฉันใช้ในการทำงานกับลูกค้าของฉัน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกเซสชันของการระดมความคิดที่ฉันจัด จะจบลงด้วยแนวคิดที่สร้างสรรค์อย่างแท้จริงจำนวนหนึ่งซึ่งสามารถนำไปปฏิบัติได้และเป็นบทสรุปที่สามารถดำเนินการได้ในที่สุด” Duncan Wardle ผู้ก่อตั้ง “ideate” กล่าว
ต่อไปนี้คือ 4 เทคนิค ที่จะทำให้การระดมความคิดเกิดประสิทธิภาพสูงสุด และลดความวุ่นวายลงได้
- เลิกเรียกว่าการ “ระดมความคิด” หาคำใหม่ที่จะช่วยให้การกลั่นไอเดียจริงจัง
เมื่อพิจารณาคำว่า “ระดมความคิด” ส่วนใหญ่แล้วมักจะทำให้เกิดการประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผลและไม่มีโครงสร้างที่จะถูกนำไปดำเนินการต่อได้จริง เพราะมีแนวคิดบางอย่างที่เขียนไว้บนกระดานไวท์บอร์ดเท่านั้น ทำให้เราไม่น่าจะได้แนวคิดที่ดีที่สุดจากทีม
ดังนั้นเลิกเรียกว่าการระดมความคิดกันเถอะ การเปลี่ยนชื่อการระดมความคิดจะทำให้เราสามารถเปลี่ยนสภาพจิตใจของผู้เข้าร่วมประชุมได้เป็นอย่างมาก โดย Duncan Wardle ใช้แนวคิดนี้ในขณะอยู่ที่ดิสนีย์ โดยได้พัฒนาห้อง “ID8” (หรือ “ideate”) ซึ่งต่อมาได้กลายมาเป็นชื่อบริษัทของเขา เมื่อทุกคนที่ก้าวเข้ามาในห้อง ID8 ต่างรู้ดีว่าพวกเขากำลังเข้าร่วมเซสชั่น “Expansionist” อันหมายถึงการประชุมมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างและขยายความคิดให้งอกงาม
แนวปฏิบัติที่คล้ายคลึงกันก็คือการที่พิกซาร์จัดการประชุมแบบ “Plussing” เป็นประจำ โดยผู้ร่วมให้ข้อมูลต้อง “บวก” ข้อเสนอเสนอแนะหรือความคิดเห็นแต่ละไอเดียที่คนอื่นนำเสนอ หรือเพิ่มองค์ประกอบใหม่ๆ เข้าไปเพื่อช่วยขยายและปรับปรุงจากแนวคิดเดิมที่เกิดจากการระดมความคิด
เมื่อพิกซาร์สร้างภาพยนตร์แอนิเมชั่นหนึ่งเรื่อง จะมีแอนิเมเตอร์หลายสิบคนทำงานร่วมกัน โดยปกติแล้วแอนิเมเตอร์แต่ละคนจะได้รับมอบหมายงานทีละหนึ่งหรือสองฉาก โดยฉากเดียวที่มีความยาวเพียง 4 วินาที ต้องใช้ประมาณ 100 เฟรม แอนิเมเตอร์ที่เก่งและมีความรับผิดชอบสูงสามารถจบงานนั้นได้ในสัปดาห์เดียว หรือทำได้ประมาณ 20 เฟรมต่อวัน ในแต่ละวันงานร่างของแอนิเมเตอร์แต่ละคนจะถูกป้อนลงในคอมพิวเตอร์ส่วนกลางซึ่งเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ และผู้กำกับสามารถตรวจสอบได้ และในแต่ละวันทีมแอนิเมเตอร์จะประชุมกันในตอนเช้าเพื่อตรวจสอบงานของวันก่อนหน้าและวิจารณ์งานนั้น
การวิพากษ์วิจารณ์ในการประชุมเช่นนี้อาจเป็นเรื่องที่โหดร้ายและนี่คือจุดที่ Plussing มีบทบาทในการเปลี่ยนเกมทำให้ภาพยนต์แอนิเมชั่นของพิกซาร์ประสบความสำเร็จอย่างล้นหลาม เพราะแทนที่จะวิจารณ์ภาพร่างหรือยิงไอเดียแบบสุ่มหรือเสนอแนะแบบทั่วๆ ไป แต่ทุกคนสามารถวิจารณ์ไอเดียได้ก็ต่อเมื่อเพิ่มข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์เพิ่มเติมเข้าไปด้วย และนั่นคือที่มาของคำว่า Plussing นั่นเอง ซึ่งทำให้เกิดผลงานที่ยอดเยี่ยมนั่นเอง
- หล่อเลี้ยงและสนับสนุนไอเดียที่ดีด้วยพลังแห่งคำว่า “ใช่, และ…”
บอกลาคำว่า “ไม่, เพราะ…” ซึ่งมักเป็นการตอบสนองต่อไอเดียที่เราต้องเสนอแนะ เพราะนี่คือพลังลบที่จะทำลายไอเดียที่ยิ่งใหญ่ให้ค่อยๆ เล็กลงๆ หรือไอเดียที่ว้าวให้วูบ ในที่สุดจากไอเดียที่ควรจะนำไปสรรค์สร้างและต่อยอดให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีงามได้ก็กลายเป็นไอเดียที่คร่ำครึ ล้าสมัย และเฉิ่มเชยไปในที่สุด
ดังนั้นเราต้องเปลี่ยนเป็นคำว่า “ใช่, และ” พร้อมกับให้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม ก็มีโอกาสที่จะนำเราไปสู่โลกใบใหม่ ที่กำลังค้นหากันอยู่ ซึ่งการตอบสนองความคิดด้วยท่าทีที่เปิดกว้างเช่นนี้แสดงว่าเรากำลังรับฟังอย่างตั้งใจ และป้องกันไม่ให้การประชุมร่วมกันต้องหยุดชะงักอย่างสิ้นเชิง เพราะคำว่า “ไม่” เปรียบเหมือนไม้กั้นรถที่อยู่ๆ ก็หล่นลงมาขวางทางโดยใช่เหตุ หนทางในการที่จะระดมความคิดก็ยากที่จะไปต่อได้
- เปิดรับมุมมองใหม่จากผู้เชี่ยวชาญด้านอื่นที่ไม่ได้อยู่ในทีม
เมื่อครั้งที่ Duncan Wardle เป็นผู้นำการระดมความคิดเกี่ยวกับแนวคิดสถาปัตยกรรมร้านอาหารที่ดิสนีย์แลนด์เซี่ยงไฮ้ เขาต้องการวิธีกระตุ้นทีม Disney Imagineers ซึ่งส่วนใหญ่เป็นผู้ชายอายุมากกว่า 50 ปี ให้เริ่มคิดต่างออกไปจากกรอบเดิมๆ ดังนั้นจึงเชิญเชฟสาวชาวจีนคนหนึ่งเข้าร่วมในเซสชันนี้ในฐานะ “ผู้เชี่ยวชาญไร้เดียงสา” หรืออีกนัยหนึ่งคือบุคคลภายนอกที่ไม่มีความรู้ ไม่มีประสบการณ์ใดๆ ที่่เกี่ยวข้องกับงานด้านนี้มาก่อน แต่เก่งกาจในด้านวิชาชีพด้านอื่น เกณฑ์ความสำเร็จจึงไม่ได้ผูกติดกับทีม ซึ่งวิธีการนี้ทำให้มีแนวโน้มที่จะตั้งคำถามและเสนอแนวคิดที่คนในทีมของเราไม่เคยพิจารณา และนั่นแหละคือที่มาของไอเดียที่สดใหม่ ที่จะทำให้เราได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างทั้งยังอาจเป็นผลลัพธ์ที่เราต้องการจากการระดมความคิด
- โควิด-19 แล้วไง ใช้ Virtual Brainstorming Platform ก็ได้
ด้วยสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ในปัจจุบัน ยังลุกลามไม่มีที่สิ้นสุด ทำให้เราอาจจะไม่สามารถรวมตัวกันเพื่อพบปะสังสรรค์และระดมสมองในเร็วๆ นี้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะจัดเซสชันระดมความคิดที่ก่อเกิดผลลัพธ์ล้ำเลิศไม่ได้
เครื่องไม้เครื่องมือดิจิทัลต่างๆ ที่เราใช้กันในช่วง New Normal ช่วยได้ มี Virtual Brainstorming Platform ต่างๆ มากมายที่จะทำให้การระดมความคิดของเราเกิดขึ้นได้โดยไม่มีอะไรกั้น เลือกใช้ได้ตามสะดวก
ระดมความคิด..พิชิตความสำเร็จ
.
.
ติดตาม Life Elevated ได้ที่
Website: www.lifeelevated.club/
Facebook: Life Elevated ชีวิตยกระดับ
Twitter: @_lifeelevated_
Instagram: @lifeelevatedclub
Line OA: @Lifeelevated
Blockdit: Life Elevated
.
.
#LifeElevated #ระดมความคิด #ประชุมงาน #Brainstorm #Plussing #VirtualBrainstormingPlatform
.
.
อ้างอิง
